La création et l’exploitation d’un établissement de paiement au sein de la Communauté Économique et Monétaire de l’Afrique Centrale (CEMAC) sont soumises à un agrément du Ministre des Finances, après avis conforme de la Commission Bancaire de l’Afrique Centrale (COBAC). Cet agrément a pour objectif de garantir que les établissements de paiement disposent des capacités institutionnelles, techniques, financières et humaines nécessaires à l’exercice sécurisé et efficace de leurs activités. Le présent document énumère de manière exhaustive les pièces constitutives du dossier de demande d’agrément d’un établissement de paiement. Cette composition du dossier est établie en conformité avec le Règlement COBAC R-2019/01 relatif à l’agrément et aux modifications de situation des prestataires de services de paiement.
Pour l'établissement
Etablissement
- Une demande timbrée (Timbre : 25 000 FCFA)
- Une fiche comportant des renseignements généraux sur l’établissement de crédit, conforme au modèle défini par instruction de la COBAC
- Une expédition notariée des statuts de l’établissement de crédit
- Une expédition notariée du procès-verbal de l’assemblée générale constitutive
- La liste des actionnaires, détaillant pour chacun d’eux, le nombre d’actions détenues, la valeur nominale des actions libérées, le pourcentage de participation correspondant et l’équivalence en droits de vote
- Les éléments d’information sur les actionnaires
- La déclaration notariée de souscription et de versement du capital social
- Le rapport du commissaire aux apports pour tout apport en nature
- Le relevé du compte bancaire ayant le capital libéré
- La composition prévisionnelle du conseil d’administration, en distinguant les administrations, en distinguant les administrateurs non-exécutifs et les administrateurs indépendants
- Les éléments d’information sur les personnes pressenties à la formation d’administrateur
- Les éléments d’information sur les personnes pressenties pour la fonction de directeur général adjoint
- La liste et la composition des comités spécialisée qui seront institués au sein du conseil d’administration et leurs attributions respectives
- La liste et la composition des comités spécialisés destinés à assister la direction générale dans la gestion courante de l’établissement de crédit et leurs attributions respectives
- L’organigramme prévisionnel détaillé décrivant notamment la répartition des fonctions et responsabilités au sein de la direction générale, des services opérationnels et des différents comités créés ; ainsi que pour chaque activité, l’identité du ou des responsable (s) et le nombre de personnes qui y sont affectées
- Le plan d’affaires prévisionnel sur cinq exercices comportant notamment la description du projet, l’analyse stratégique du marché, la stratégie commerciale, les prévisions d’organisation et d’implantation et les projections financières
- Le détail des moyens techniques, financiers et humains qui seront mis en œuvre
- Les bilans et comptes de résultat prévisionnels sur cinq ans
- Les projets des manuels de procédures concernant notamment le dispositif de contrôle interne, la gestion du système d’information, de plan de continuité d’activité, la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, le suivi des opérations externalisées et la charte du gouvernement d’entreprise
- Les prévisions d’évolution des efforts (nationaux et expatriés)
- Le contrat d’assistance technique avec un partenaire de référence, le cas échéant
- L’attestation portant accord préalable ou la lettre de non-objection de l’autorité de supervision bancaire du pays d’origine, le cas échéant
Actionnaire personne physique
- Lettre d’engagement adressée au Président de la COBAC par l’actionnaire majoritaire, conforme au modèle établi par la réglementation en vigueur
- Un certificat d’imposition fiscale délivré par l’administration fiscale du pays d’imposition
- Un curriculum vitae rédigé en français, dûment daté et signé
- Une copie certifiée conforme d’un document d’identité officiel (carte nationale d’identité ou passeport) en cours de validité
- Un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois mois, délivré par les autorités compétentes du pays dont il a la nationalité et du pays de résidence
- Une attestation notariée de la situation patrimoniale. Cette attestation devra être certifiée par l’autorité consulaire si l’acquéreur potentiel est d’une nationalité autre que celle d’un pays de la CEMAC
- La liste des participations détenues dans les autres établissements de crédit et dans toute autre entreprise ayant leur siège dans la CEMAC ou à l’étranger
- Une déclaration sur l’honneur par laquelle l’actionnaire indique l’origine des fonds à investir et atteste que ceux-ci ne proviennent pas d’activités illicites
Actionnaire personne morale de droit privé
- Une expédition notariée des statuts de la société
- Le procès-verbal de l’organe délibérant de l’entité autorisant la souscription au capital social de l’établissement de crédit en création ou l’implantation d’une filiale
- La liste des actionnaires de la société et, le cas échéant, de leurs ayants-droit économique, détaillant, pour chacun d’eux, le nombre d’actions détenues, la valeur nominale des actions ainsi que le pourcentage de participation correspondant et l’équivalence en droits de vote
- Les états financiers annuels certifiés par les commissaires aux comptes comprenant les bilans et les comptes de résultat des trois derniers exercices
- La liste des participations détenues dans les autres établissements de crédit et dans toute autre entreprise ayant leur siège dans la CEMAC ou à l’étranger
- Une déclaration sur l’honneur de son représentant légal par laquelle il indique l’origine des fonds à investir et atteste que ceux-ci ne proviennent pas d’activités illicites
- Un document par lequel la personne morale de droit privé, lorsqu’elle est l’actionnaire majoritaire, s’engage à soutenir le développement de l’établissement de crédit
Lorsque la demande émane de groupes bancaires, de holdings financières, de toute autre entité de tête ou d’établissements de crédit faisant partie de telles entités
- L’organigramme du groupe dont relève le requérant
- La liste des actionnaires, et, le cas échéant de leurs ayants-droit économiques, de la holding de tête du groupe d’appartenance du requérant et de chaque société apparentée
- Les états financiers consolidés certifiés, comprenant les bilans et les comptes de résultat relatifs aux trois derniers exercices
- La liste des participations détenues dans le capital d’établissements de crédit et dans toute autre entreprise ayant leur siège sur le territoire d’un Etat membre ou à l’étranger, par le requérant, par son groupe ou par la holding financière dont il relève
- Le procès-verbal de l’organe délibérant de l’entité requérante autorisant la création ou la prise de participation au capital de la filiale
Actionnaire personne morale de droit public
- L’acte portant création de la personne morale
- L’acte autorisant la personne morale à prendre des participations dans le capital de l’établissement
- Un document par lequel la personne morale de droit public, lorsqu’elle est l’actionnaire majoritaire, s’engage à soutenir le développement de crédit
Administrateur personne physique ou représentant de l’administrateur personne morale
- Le cas échéant, le procès-verbal de l’assemblée générale portant désignation de l’intéressé en qualité de membre du conseil d’administration
- Une copie certifiée conforme d’un document d’identité officiel (carte nationale d’identité ou passeport) en cours de validité
- Un curriculum vitae rédigé en français, dument daté et signé
- Un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois mois, délivré par les autorités compétentes du pays dont il a la nationalité et du pays de résidence
- Une déclaration sur l’honneur des fonctions et mandats d’administrateur exercés en dehors de l’établissement concerné et par laquelle le candidat administrateur atteste ne pas être frappé par l’une des interdictions ou incompatibilités prévues par la réglementation en vigueur
Pour les dirigeants (directeur général ou directeur général adjoint)
- Une demande timbrée (Timbre : 25 000 FCFA)
- Un curriculum vitae rédigé en français, dûment daté et signé
- Les copies certifiées conformes des diplômes
- Les copies certifiées conformes des attestations de travail ainsi que la liste des fonctions précédemment exercées précisant la taille, l’effectif et la nature des activités des entreprises concernées
- Une copie certifiée conforme de l’acte de naissance
- Deux photographies d’identité
- Une copie certifiée conforme d’un document officiel d’identité (carte nationale d’identité ou passeport) en cours de validité
- Un extrait de casier judiciaire datant de moins de trois mois, délivré par les autorités compétentes du pays dont le requérant a la nationalité et du pays de résidence
- La liste des mandats en cours en qualité d’administrateur exercés au sein d’autres sociétés, y compris les sociétés du groupe auquel est apparenté ou lié le futur établissement de crédit
- Une déclaration sur l’honneur par laquelle le requérant dirigeant atteste ne pas être frappé par l’une des interdictions ou incompatibilités prévues par la réglementation en vigueur
- La liste des participations détenues dans d’autres entreprises détaillant, pour chacune d’elles, le nombre de participations détenues, leurs valeurs nominales ainsi que le pourcentage correspondant et l’équivalence en droits de vote
- Un certificat ou attestation de résidence datant de moins de trois mois
- Une expédition du procès-verbal du Conseil d’Administration ou de l’Assemblée Générale portant désignation en qualité de dirigeant
- Un certificat d’imposition délivré par l’administration fiscale du pays d’imposition
- Une attestation de non faillite ou de non sujétion à une procédure collective d’apurement de passif
Pour les commissaires aux comptes
Commissaire aux comptes personne physique
- Une demande timbrée (Timbre : 25 000 FCFA)
- Une expédition du procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire des actionnaires portant désignation de l’intéressé en qualité de commissaires aux comptes
- Une copie certifiée conforme d’un document officiel d’identité (carte nationale d’identité ou passeport) en cours de validité
- Un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois mois, délivré par les autorités judiciaires du pays dont il a la nationalité et du pays de résidence
- Deux photographies d’identité
- Une copie certifiée conforme de l’agrément délivré par la CEMAC en qualité d’expert-comptable
- Une attestation d’inscription à l’Ordre National des Experts Comptables pour les pays disposant d’un tel organe
- Un curriculum vitae rédigé en français, dument daté et signé, accompagné d’un état de services ou des missions accomplies, faisant ressortir les périodes d’intervention, les clients, les secteurs d’activités appuyé le cas échéant, par des attestations délivrées par les clients
- Le cas échéant, les copies des agréments antérieurs pour les commissaires aux comptes déjà agréés dans le secteur bancaire hors de la CEMAC
- Une déclaration sur l’honneur par laquelle le commissaire aux comptes atteste ne pas être frappé par l’une des interdictions ou incompatibilités prévues par la réglementation en vigueur
- Une déclaration sur l’honneur par laquelle le commissaire aux comptes indique les liens sociaux, financiers ou d’affaires, directs ou indirects, qu’il entretient avec l’établissement de crédit qu’il est appelé à contrôler ou toute société liée ou apparentée, et les liens de parenté avec les dirigeants ou les actionnaires détenant au moins 5% du capital de l’établissement de crédit
- Un certificat d’imposition délivré par l’administration fiscale du pays d’imposition
- Un certificat de non redevance délivré par l’organisme de prévoyance sociale du pays d’imposition
- Une attestation de non faillite ou de non sujétion à une procédure collective d’apurement de passif
- La police d’assurance responsabilité civile professionnelle
Commissaire aux comptes personne morale
- Une demande timbrée
- Une expédition du procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire des actionnaires portant désignation de l’intéressé en qualité de commissaires aux comptes
- Une fiche comportant des renseignements généraux sur la société conforme au modèle défini par instruction de la COBAC
- Un extrait du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier
- Une copie des statuts
- Une copie certifiée conforme de l’agrément délivré par la CEMAC en qualité de société d’expertise comptable
- Une attestation d’inscription à l’Ordre National des Experts Comptables, pour les pays disposant d’un tel organe
- Les états financiers annuels certifiés des trois derniers exercices comprenant les bilans et les comptes de résultat ainsi que le détail du chiffre d’affaires réalisé avec des établissements de crédit
- Un description de l’état des services ou des missions accomplies, faisant ressortir les périodes d’intervention, les clients, les secteurs d’activités appuyée, le cas échéant, par des attestations délivrées par les clients cités
- Le cas échéant, les copies des agréments antérieurs pour les commissaires aux comptes déjà agréés dans le secteur bancaire hors de la CEMAC
- Une déclaration sur l’honneur par laquelle le commissaire aux comptes atteste qu’aucun des associés n’est frappé par l’une des interdictions ou incompatibilités prévues par la réglementation en vigueur
- Une déclaration sur l’honneur par laquelle le commissaire aux comptes indique les liens sociaux, financiers ou d’affaires, directs ou indirects, que la personne morale ou ses associés entretiennent avec l’établissement de crédit qu’il est appelé à contrôler ou toute société liée ou apparentée, et les liens de parenté avec les dirigeants ou les actionnaires détenant au moins 5% du capital de l’établissement de crédit
- Un certificat d’imposition délivré par l’administration fiscale du pays d’imposition
- Un certificat de non redevance délivré par l’organisme de prévoyance sociale du pays d’imposition
- Une attestation de non faillite ou de non sujétion à une procédure collective d’apurement de passif
- La police d’assurance responsabilité civile professionnelle
Pour les partenaires, distributeurs, sous distributeurs et autres
Voir Règlement COBAC R-2019/01 relatif à l’agrément et aux modifications de situation des prestataires de services de paiement.
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