Composition du dossier d’agrément d’un d’EMF de 1ere catégorie affilié à un réseau
Eléments d’information relatifs à l’organe faîtier d’un réseau d’EMF de 1ere catégorie.
- Une fiche comportant des renseignements généraux sur l’établissement de Microfinance ;
- Une expédition notariée des statuts de l’établissement ;
- Une expédition notariée du procès-verbal de l’assemblée générale constitutive ;
- Le certificat d’inscription de l’établissement au registre des sociétés coopératives ;
- La liste des établissements affiliés et détaillant pour chacun d’eux le numéro d’adhésion, le nombre et la valeur nominale des parts sociales détenues et effectivement libérées, le pourcentage de participation correspondant et l’équivalence en droit de vote ;
- Les éléments d’information sur les établissements affiliés fixé par l’article 10 du règlement COBAC EMF R-2017/05 sus cité ;
- La déclaration notariée de souscription et de versement du capital social, du fonds de solidarité et des droits d’adhésion;
- Le rapport du commissaire aux apports pour tout apport en nature ;
- Les relevés du compte bancaire ayant reçu les parts sociales, les droits d’adhésion et les fonds de solidarité ;
- La composition prévisionnelle du Conseil d’administration en distinguant les administrateurs exécutifs, les administrateurs non exécutifs et les administrateurs indépendants ;
- Les éléments d’information sur les personnes désignées membres du Conseil d’administration, fixé par le règlement COBAC EMF R-2017/05 sus cité ;
- Les éléments d’information sur les personnes désignées directeur général et directeur général adjoint ;
- Les éléments d’information sur les personnes désignées commissaires aux comptes, fixés par règlement sus cité ;
- La liste et la composition des comités spécialisés qui seront institué au sein du Conseil d’administration et leurs attributions respectives;
- La liste et la composition des comités spécialisés destinés à assister la Direction générale dans la gestion courante de l’établissement et leurs attributions respectives ;
- L’organigramme prévisionnel comprenant les informations définies dans le règlement sus cité ;
- Les conventions d’adhésion dûment signées entre l’organe faîtier et les établissements affiliés, précisant les droits et obligations des parties, les contributions aux charges de l’organe faitier, la couverture des risques par l’organe faîtier, les accords de refinancement, etc. ;
- Le plan d’affaire prévisionnel sur trois (03) exercices comportant notamment, la description du projet, l’analyse stratégique du marché, la stratégie commerciale, les prévisions d’organisation et d’implantation et les projections financières ;
- Les détails des moyens techniques, financiers et humains qui seront mis en œuvre ;
- Les bilans et comptes de résultats prévisionnels sur trois (03) ans ;
- Les projets des manuels de procédures concernant notamment le dispositif de contrôle interne, la gestion des risques, la gestion du système d’information, le plan de continuité d’activité, la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, et la charte du gouvernement d’entreprise ;
- Les prévisions d’évolution des effectifs (nationaux et expatriés) ;
- Le contrat d’assistance technique avec un partenaire de référence le cas échéant.
Composition du dossier d’agrément d’un d’EMF de 1ere catégorie affilié à un réseau.
- Une fiche comportant des renseignements généraux sur l’établissement de Microfinance ;
- Une expédition notariée des statuts de l’établissement ;
- Une expédition notariée du procès-verbal de l’assemblée générale constitutive ;
- Une expédition notariée du procès-verbal de l’assemblée générale autorisant l’affiliation au réseau ;
- Une expédition notariée du procès-verbal de l’assemblée générale de l’organe faîtier acceptant l’affiliation de l’entité au réseau, pour les établissements qui adhérent après l’assemblée générale constitutive ;
- La convention d’affiliation au réseau dument signée entre l’organe faitier et l’entité affiliée précisant les droits et obligations des parties, les conditions et modalités d’affiliation, de désaffiliation, de contribution aux charges communes et de couverture des risques ;
- Le certificat d’inscription de l’établissement au registre des sociétés coopératives ;
- La liste des coopérateurs détaillant pour chacun d’eux le numéro d’adhésion, le nombre et la valeur nominale des parts sociales détenues et effectivement libérées, le pourcentage de participation correspondant et l’équivalence en droit de vote ;
- Le certificat de dépôt du capital social, du fonds de solidarité et des droits d’adhésion;
- Le rapport du commissaire aux apports pour tout apport en nature ;
- Les relevés du compte bancaire ayant reçu les parts sociales, les droits d’adhésion et les fonds de solidarité ;
- La composition prévisionnelle du Conseil d’administration ;
- Les éléments d’information sur les personnes désignées membres du Conseil d’administration, énumérés ci-dessous ;
- Les éléments d’information sur les personnes désignées directeur général et directeur général adjoint ;
- Les éléments d’information sur les personnes désignées commissaires aux comptes, fixés par règlement sus cité ;
- Le plan d’affaire prévisionnel sur trois (03) exercices ;
- Les détails des moyens techniques, financiers et humains qui seront mis en œuvre ;
- Les bilans et comptes de résultats prévisionnels sur trois (03) ans ;
- Les prévisions d’évolution des effectifs.
Eléments d’informations relatifs à chacun des administrateurs personnes physiques ou au représentant de l’administrateur personne morale
- Un curriculum vitae rédigé en français dûment daté et signé ;
- Le cas échéant, le procès-verbal de l’assemblée générale, portant désignation de l’intéressé en qualité de membre du Conseil d’administration ;
- Un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois(03) mois délivré par les autorités compétentes du pays dont il a la nationalité et du pays de résidence ;
- une déclaration sur l’honneur des fonctions et mandats d’administrateur exercés en dehors de l’établissement concerné et par laquelle, le candidat administrateur atteste ne pas être frappé par l’une des interdictions ou incompatibilités prévues par la réglementation en vigueur ;
- une déclaration sur l’honneur par laquelle l’administrateur atteste ne présenter aucune des incompatibilités prévues par la réglementation en vigueur ;
- une déclaration sur l’honneur par laquelle l’administrateur indique les liens sociaux, financiers, ou d’affaire, direct ou indirecte, qu’il entretien avec l’établissement de Microfinance qu’il est appelé à contrôler ou toute société liée ou apparentée, et les liens de parentés avec les dirigeants ou les actionnaires détenant au moins 5% du capital social de l’établissement.
La délivrance d’un agrément en qualité de dirigeant d’un EMF de première catégorie affilié à un réseau confère à ce dernier la qualité pour exercer comme dirigeant dans un autre établissement du même réseau, à charge pour ledit EMF de solliciter l’autorisation préalable de la COBAC pour la désignation du dirigeant déjà agréé dans le même réseau.
