Agréments de microfinance

La Microfinance se définie comme l’activité exercée par des entités agréées n’ayant pas le statut de banque ou d’établissement financier, (les Etablissements de Microfinance ou EMF), qui pratiquent à titre habituel, des opérations de crédit et /ou de collecte  de l’Epargne, et offrent des services financiers spécifiques au profit des populations évoluant pour l’essentiel en marge du circuit bancaire traditionnel. La Microfinance au Cameroun est principalement régie par le Règlement COBAC N°01/17/CEMAC/UMAC/COBAC du 27 septembre 2017, qui fixe les règles relatives aux conditions d’exercice et de contrôle de l’activité de Microfinance dans la CEMAC, et s’applique aux EMF, à leurs organes sociaux et auditeurs externes.

MODALITES D’INSTRUCTION DES DOSSIERS D’AGREMENT DES EMF, DE LEURS DIRIGEANTS ET COMMISSAIRES AUX COMPTES

L’exercice de l’activité de Microfinance est subordonné à l’agrément de l’autorité  monétaire, après avis conforme de la Commission Bancaire de l’Afrique Centrale(COBAC).

Les demandes d’agréments sont adressées à l’autorité Monétaire contre récépissés ou décharges. Les copies desdites demandes, accompagnées des récépissés ou des décharges, sont transmises par les requérants à la COBAC, aux fins d’information.

La navette institutionnelle (MINFI-COBAC-COBAC-MINFI), définie dans le texte sus mentionné, est encrée dans des délais strictes, mais suspensifs les cas échéants, pour l’instruction. C’est ainsi que siège au Ministère des Finances, un comité d’agrément des EMF, placé sous la présidence du Directeur Général du Trésor, de la Coopération Financière et Monétaire.

Les dossiers de demandes d’agréments sont dépouillés et examinés par les membres dudit comité, parmi lesquels les représentants de la profession et d’un organisme d’appui au développement des EMF, les responsables de la Division de la Microfinance, le représentant de la Division des Affaires Juridiques et le représentant du Comité National Economique et Financier (CNEF ex CNC).

Les dossiers jugés satisfaisants dans leurs compositions par le comité d’agrément sont transmis par l’autorité monétaire à la COBAC, pour avis conforme. La COBAC statue selon les cas, en vérifiant notamment, la structure de gouvernance de l’établissement, en appréciant les aptitudes professionnelles apparentes des requérants dirigeants, les compétences des commissaires aux comptes pressentis par rapport à la taille et à la nature des activités de l’établissement, et en s’assurant de l’honorabilité, de l’absence de conflits d’intérêts, d’interdictions ou d’incompatibilités, concernant les personnes intéressées.

L’agrément est délivré le cas échéant, à l’issue de la saisine de la COBAC, par Arrêté de l’autorité monétaire avec copie au requérant, à la COBAC, à la Direction Nationale de la BEAC et au CNEF.

COMPOSITION DES DOSSIERS DE DEMANDES D’AGREMENTS  

La procédure d’obtention d’agrément obéit aux dispositions du Règlement CEMAC sus cité, complété par le Règlement COBAC EMF R-2017/05 fixant les conditions et modalités d’agrément des EMF, de leurs dirigeants et de leurs commissaires aux comptes.

Le dossier de demande d’agrément en qualité d’EMF doit préciser la catégorie sollicitée (1^ere, 2e ou 3^e) et comporter les éléments d’information relatifs respectivement, à l’établissement lui même, aux coopérateurs / actionnaires (personnes physiques et/ou morales), aux administrateurs, ainsi qu’aux dirigeants et commissaires aux comptes de l’établissement.

POUR L’EXERCICE DE L’ACTIVITE DE MICROFINANCE EN QUALITE D’EMF DE PREMIERE CATEGORIE

                 Eléments d’information relatifs à l’organe faîtier d’un réseau d’EMF de 1^ere       catégorie.

• Une fiche comportant des renseignements généraux sur l’établissement de Microfinance ;
• Une expédition notariée des statuts de l’établissement ;
• Une expédition notariée du procès-verbal de l’assemblée générale constitutive ;
• Le certificat d’inscription de l’établissement au registre des sociétés coopératives ;
• La liste des établissements affiliés  et détaillant pour chacun d’eux le numéro d’adhésion, le nombre et la valeur nominale des parts sociales détenues et effectivement libérées, le pourcentage de participation correspondant et l’équivalence en droit de vote ;
• Les éléments d’information sur les établissements affiliés fixé par l’article 10 du règlement COBAC EMF R-2017/05 sus cité ;
• La déclaration notariée de souscription et de versement du capital social, du fonds de solidarité et des droits d’adhésion;
• Le rapport du commissaire aux apports pour tout apport en nature ;
• Les relevés du compte bancaire ayant reçu les parts sociales, les droits d’adhésion et les fonds de solidarité ;
• La composition prévisionnelle du Conseil d’administration en distinguant les administrateurs exécutifs, les administrateurs non exécutifs et les administrateurs indépendants ;
• Les éléments d’information sur les personnes désignées membres du Conseil d’administration, fixé par le règlement COBAC EMF R-2017/05 sus cité ;
• Les éléments d’information sur les personnes désignées directeur général et directeur général adjoint ;
• Les éléments d’information sur les personnes désignées commissaires aux comptes, fixés par règlement sus cité ;
• La liste  et la composition des comités spécialisés qui seront institué au sein du Conseil d’administration et leurs attributions respectives;
• La liste et la composition des comités spécialisés destinés à assister la Direction générale dans la gestion courante de l’établissement et leurs attributions respectives ;
• L’organigramme prévisionnel comprenant les informations définies dans le règlement sus cité ;
• Les conventions d’adhésion dûment signées entre l’organe faîtier et les établissements affiliés, précisant les droits et obligations des parties, les contributions aux charges de l’organe faitier, la couverture des risques par l’organe faîtier, les accords de refinancement, etc. ;
• Le plan d’affaire prévisionnel sur trois (03) exercices comportant notamment, la description du projet, l’analyse stratégique du marché, la stratégie commerciale, les prévisions d’organisation et d’implantation et les projections financières ;
• Les détails des moyens techniques, financiers et humains qui seront mis en œuvre ;
• Les bilans et comptes de résultats prévisionnels sur trois (03) ans ;
• Les projets des manuels de procédures concernant notamment le dispositif de contrôle interne, la gestion des risques, la gestion du système d’information, le plan de continuité d’activité, la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, et la charte du gouvernement d’entreprise ;
• Les prévisions d’évolution des effectifs (nationaux et expatriés) ;
• Le contrat d’assistance technique avec un partenaire de référence le cas échéant.

                 Composition du dossier d’agrément d’un d’EMF de 1^ere catégorie affilié à un      réseau.

• Une fiche comportant des renseignements généraux sur l’établissement de Microfinance ;
• Une expédition notariée des statuts de l’établissement ;
• Une expédition notariée du procès-verbal de l’assemblée générale constitutive ;
• Une expédition notariée du procès-verbal de l’assemblée générale autorisant l’affiliation au réseau ;
• Une expédition notariée du procès-verbal de l’assemblée générale de l’organe faîtier acceptant l’affiliation de l’entité au réseau, pour les établissements qui adhérent après l’assemblée générale constitutive ;
• La convention d’affiliation au réseau dument signée entre l’organe faitier et l’entité affiliée précisant les droits et obligations des parties, les conditions et modalités d’affiliation, de désaffiliation, de contribution aux charges communes et de couverture des risques ;
• Le certificat d’inscription de l’établissement au registre des sociétés coopératives ;
• La liste des coopérateurs détaillant pour chacun d’eux le numéro d’adhésion, le nombre et la valeur nominale des parts sociales détenues et effectivement libérées, le pourcentage de participation correspondant et l’équivalence en droit de vote ;
• Le certificat de dépôt du capital social, du fonds de solidarité et des droits d’adhésion;
• Le rapport du commissaire aux apports pour tout apport en nature ;
• Les relevés du compte bancaire ayant reçu les parts sociales, les droits d’adhésion et les fonds de solidarité ;
• La composition prévisionnelle du Conseil d’administration ;
• Les éléments d’information sur les personnes désignées membres du Conseil d’administration, énumérés ci-dessous ;
• Les éléments d’information sur les personnes désignées directeur général et directeur général adjoint ;
• Les éléments d’information sur les personnes désignées commissaires aux comptes, fixés par règlement sus cité ;
• Le plan d’affaire prévisionnel sur trois (03) exercices ;
• Les détails des moyens techniques, financiers et humains qui seront mis en œuvre ;
• Les bilans et comptes de résultats prévisionnels sur trois (03) ans ;
• Les prévisions d’évolution des effectifs.

Eléments d’informations relatifs à chacun des administrateurs personnes physiques ou au représentant de l’administrateur personne morale

• Un curriculum vitae rédigé en français dûment daté et signé ;
• Le cas échéant, le procès-verbal de l’assemblée générale, portant désignation de l’intéressé en qualité de membre du Conseil d’administration ;
• Un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois(03) mois délivré par les autorités compétentes du pays dont il a la nationalité et du pays de résidence ;
• une déclaration sur l’honneur des fonctions et mandats d’administrateur exercés en dehors de l’établissement concerné et par laquelle, le candidat administrateur atteste ne pas être frappé par l’une des interdictions ou incompatibilités prévues par la réglementation en vigueur ;
• une déclaration sur l’honneur par laquelle l’administrateur atteste ne présenter aucune des incompatibilités prévues par la réglementation en vigueur ;
• une déclaration sur l’honneur par laquelle l’administrateur indique les liens sociaux, financiers, ou d’affaire, direct ou indirecte, qu’il entretien avec l’établissement de Microfinance qu’il est appelé à contrôler ou toute société liée ou apparentée, et les liens de parentés avec les dirigeants ou les actionnaires détenant au moins 5% du capital social de l’établissement.

POUR L’EXERCICE DE L’ACTIVITE DE MICROFINANCE EN QUALITE D’EMF DE DEUXIEME ET TROISIEME CATEGORIE

                 Composition du dossier d’agrément des EMF de 2^e et  3^e catégorie.

• Une fiche comportant des renseignements généraux sur l’établissement de Microfinance ;
• Une expédition notariée des statuts de l’établissement ;
• Une expédition notariée du procès-verbal de l’assemblée générale constitutive ;
• Le certificat d’inscription de l’établissement au registre du Commerce ;
• La liste des actionnaires détaillants pour chacun d’eux le nombre d’actions détenus, la valeur nominale des actions, les actions libérées, le pourcentage de participation correspondant et l’équivalence en droit de vote ;
• Les éléments d’information sur les actionnaires, ci-dessous listés ;
• La déclaration notariée de souscription et de versement du capital social ;
• Le rapport du commissaire aux apports pour tout apport en nature ;
• Les relevés du compte bancaire ayant reçu la capital social libéré ;
• La composition prévisionnelle du Conseil d’administration en distinguant les administrateurs exécutifs, les administrateurs non exécutifs et les administrateurs indépendants ;
• Les éléments d’information sur les personnes désignées membres du Conseil d’administration, énumérés ci-dessous ;
• Les éléments d’information sur les personnes désignées directeur général et directeur général adjoint ;
• Les éléments d’information sur les personnes désignées commissaires aux comptes, fixés par règlement sus cité ;
• La liste  et la composition des comités spécialisés qui seront institués au sein du Conseil d’administration et leurs attributions respectives;
• La liste et la composition des comités spécialisés destinés à assister la Direction générale dans la gestion courante de l’établissement et leurs attributions respectives ;
• L’organigramme prévisionnel comprenant les informations définies dans le règlement sus cité ;
• Le plan d’affaire prévisionnel sur trois (03) exercices comportant notamment, la description du projet, l’analyse stratégique du marché, la stratégie commerciale, les prévisions d’organisation et d’implantation et les projections financières ;
• Les détails des moyens techniques, financiers et humains qui seront mis en œuvre ;
• Les bilans et comptes de résultats prévisionnels sur trois (03) ans ;
• Les projets des manuels de procédures concernant notamment le dispositif de contrôle interne, la gestion des risques, la gestion du système d’information, le plan de continuité d’activité, la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, et la charte du gouvernement d’entreprise ;
• Les prévisions d’évolution des effectifs (nationaux et expatriés) ;
• Le contrat d’assistance technique avec un partenaire de référence le cas échéant.

Eléments d’informations relatifs à l’actionnaire personne physique

• Un curriculum vitae rédigé en français dûment daté et signé ;
• Une copie certifiée conforme d’un document d’identité officiel (CNI, Passeport) en cours de validité ;
• Un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois(03) mois délivré par les autorités compétentes du pays dont il a la nationalité et du pays de résidence ;
• Une attestation notariée de la situation patrimoniale. Cette attestation devra être certifiée par l’autorité consulaire si l’acquéreur potentiel est d’une nationalité autre que celle d’un pays de la CEMAC ;
• La liste des participations détenues dans les autres EMF et dans toute autre entreprise ayant leurs sièges dans la CEMAC ou à l’étranger ;
• une déclaration sur l’honneur par laquelle l’actionnaire indique l’origine des fonds à investir et atteste que ceux-ci ne proviennent pas d’activités illicites.

Eléments d’informations relatifs à l’actionnaire personne morale de droit privé

• Une expédition notariée des statuts de l’entité ;
• Le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire autorisant la souscription au capital social  de l’EMF en création ;
• La liste des actionnaires de la société et le cas échéant, de leurs ayants droits économiques, détaillant, pour chacun d’eux le nombre d’actions détenus, la valeur nominale des actions ainsi que le pourcentage de participation correspondant et l’équivalence en droit de vote ;
• Les états financiers annuels certifiés par les commissaires aux comptes comprenant les bilans et les comptes de résultats des trois (03) derniers exercices ;
• La liste des participations détenues dans les autres EMF et dans toutes autres entreprises ayant leurs sièges dans la CEMAC ou à l’étranger ;
• une déclaration sur l’honneur de son représentant légal par laquelle il indique l’origine des fonds à investir et atteste que ceux-ci ne proviennent pas d’activités illicites ;

Eléments d’informations relatifs à l’actionnaire personne morale de droit public

• L’acte portant création de la personne morale ;
• L’acte autorisant la personne morale à prendre des participations dans le capital de l’établissement ;
• Un document par lequel, la personne morale de droit public, lorsqu’elle est l’actionnaire majoritaire, s’engage à soutenir le développement de l’EMF.

            Composition du dossier de demande d’agrément émanant de filiales de         holdings financières, de toute autre entité de tête ou d’EMF faisant partie de            telles entités

• L’organigramme du groupe dont relève le requérant ;
• La liste des actionnaires et le cas échéant, de leurs ayants droits économiques, de la holding de tête du groupe d’appartenance du requérant et de chaque société apparenté ;
• Les états financiers consolidés certifiés, comprenant les bilans et les comptes de résultats relatifs aux trois (03) derniers exercices ;
• La liste des participations détenues, dans la capital d’EMF et dans toute autre entreprise ayant leur siège sur le territoire d’un Etat membre de la CEMAC ou à l’étranger, par le requérant, par son groupe, ou par la holding financière dont il relève ;
• Le procès-verbal de l’organe délibérant de l’entité requérante autorisant la création ou la prise de participation au capital de la filiale.

Eléments d’informations relatifs à chacun des administrateurs personnes physiques ou au représentant de l’administrateur personne morale

• Un curriculum vitae rédigé en français dûment daté et signé ;
• Un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois(03) mois délivré par les autorités compétentes du pays dont il a la nationalité et du pays de résidence ;
• une déclaration sur l’honneur des fonctions et mandats d’administrateur exercés en dehors de l’établissement concerné et par laquelle, le candidat administrateur atteste ne pas être frappé par l’une des interdictions ou incompatibilités prévues par la réglementation en vigueur.

POUR L’EXERCICE DE L’ACTIVITE DE MICROFINANCE EN QUALITE DE DIRIGEANT ET COMMISSAIRE AUX COMPTES

Composition du dossier de demande d’agrément d’un dirigeant d’EMF

• Un curriculum vitae dûment daté et signé ;
• Les copies certifiées conformes des diplômes ;
• Les copies certifiées conformes des attestations de travail ainsi que la liste des fonctions précédemment exercées précisant la taille, l’effectif et la nature des activités des entreprises concernées ;
• Une copie certifiée conforme de l’acte de naissance ;
• Deux photographies d’identité ;
• Une copie certifiée conforme d’un document officiel d’identité (carte nationale d’identité ou passeport) en cours de validité ;
• Un extrait de casier judiciaire datant de moins de trois mois, délivré par les autorités compétentes du pays dont le requérant a la nationalité et du pays de résidence ;
• La liste des mandats en cours en qualité d’administrateur exercés au sein d’autres sociétés, y compris les sociétés du groupe auquel est apparenté ou lié l’établissement de Microfinance ;
• Une déclaration sur l’honneur par laquelle le requérant dirigeant atteste ne pas être frappé par l’une des interdictions ou incompatibilités prévues par la réglementation en vigueur ;
• La liste des participations détenues dans d’autres entreprises détaillant, pour chacune d’elles, le nombre de participation détenues, leurs valeurs nominales ainsi que le pourcentage correspondant et l’équivalence en droits de vote ;
• Un certificat ou une attestation de résidence datant de moins de trois mois ;
• Une carte de séjour en cours de validité pour les étrangers ;
• Une expédition du procès-verbal du conseil d’administration portant désignation en qualité de dirigeant ;
• le cas échéant, des copies des agréments antérieurs pour les dirigeants agrées dans le secteur financier hors CEMAC ;
• Un certificat d’imposition délivrée par l’administration fiscale du pays d’imposition ;
• Une attestation de non-faillite ou de non-sujétion à une procédure collective d’apurement du passif.

Composition du dossier de demande d’agrément d’un Commissaire aux comptes personne physique

• Une copie certifiée conforme d’un document officiel d’identité (carte nationale d’identité ou passeport) en cours de validité ;
• Un extrait de casier judiciaire datant de moins de trois mois, délivré par les autorités compétentes du pays dont le requérant a la nationalité et du pays de résidence ;
• Deux photographies d’identité ;
• Une copie certifiée conforme de l’agrément délivré par la CEMAC en qualité d’Expert comptable ;
• Une attestation d’inscription au tableau de l’ordre nationale des Experts comptables pour les pays disposant d’un tel organe ;
• Un curriculum vitae dûment daté et signé accompagné d’un état de services et des missions accomplies, faisant ressortir les périodes d’intervention, les clients, les secteurs d’activités appuyés, le cas échéant par des attestations délivrés par les clients ;
• le cas échéant, les copies des agréments antérieurs pour les commissaires aux comptes déjà agréés dans le secteur bancaire hors de la CEMAC ;
• une déclaration sur l’honneur par laquelle, le commissaire aux comptes atteste ne pas être frappé par l’une des interdictions ou incompatibilités prévues par la réglementation en vigueur ;
• une déclaration sur l’honneur par laquelle le commissaire aux comptes indique les liens sociaux, financiers, ou d’affaire, directs ou indirects, qu’il entretien avec l’établissement de Microfinance qu’il est appelé à contrôler ou toute société liée ou apparentée, et les liens de parentés avec les dirigeants, les actionnaires ou coopérateurs détenant au moins 5% du capital social de l’établissement ;
• Un certificat d’imposition délivré par l’administration fiscale du pays d’imposition ;
• Un certificat de non redevance, délivré par l’organisme de prévoyance sociale du pays d’imposition ;
• Une attestation de non-faillite ou de non-sujétion à une procédure collective d’apurement du passif ;
• La police d’assurance, responsabilité civile professionnelle.

Composition du dossier de demande d’agrément d’un Commissaire aux comptes personne morale

• Une fiche comportant des renseignements généraux sur la société conforme au modèle défini par Instruction de la COBAC ;
• Un extrait du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier ;
• Une copie des statuts ;
• Une copie certifiée conforme de l’agrément délivré par la CEMAC en qualité de société d’expertise comptable ;
• Une attestation d’inscription au tableau de l’Ordre Nationale des Experts Comptables pour les pays disposant d’un tel organe ;
• Les états financiers annuels certifiés des trois (03) derniers exercices  comprenant les bilans et les comptes de résultats ainsi que le détail du chiffre d’affaire réalisé avec des établissements de crédits;
• Une description des états de services ou des missions accomplies, faisant ressortir les périodes d’intervention, les clients, les secteurs d’activités appuyés, le cas échéant par des attestations délivrées par les clients cités ;
• le cas échéant, les copies des agréments antérieurs pour les commissaires aux comptes déjà agréés dans le secteur bancaire hors de la CEMAC ;
• une déclaration sur l’honneur par laquelle, le commissaire aux comptes atteste qu’aucun des associés n’est frappé par l’une des interdictions ou incompatibilités prévues par la réglementation en vigueur ;
• une déclaration sur l’honneur par laquelle le commissaire aux comptes indique les liens sociaux, financiers, ou d’affaire, directs ou indirects, que la personne morale ou ses associés entretiennent avec l’établissement de Microfinance qu’il est appelé à contrôler ou toute société liée ou apparentée, et les liens de parenté avec les dirigeants, les actionnaires ou coopérateurs détenant au moins 5% du capital social de l’établissement ;
• Un certificat d’imposition délivrée par l’administration fiscale du pays d’imposition ;
• Un certificat de non redevance, délivré par l’organisme de prévoyance social du pays d’imposition ;
• Une attestation de non-faillite ou de non-sujétion à une procédure collective d’apurement du passif ;
• La police d’assurance, responsabilité civile professionnelle.

La délivrance d’un agrément en qualité de dirigeant d’un EMF de première catégorie affilié à un réseau confère à ce dernier la qualité pour exercer comme dirigeant dans un autre établissement du même réseau, à charge pour ledit EMF de solliciter l’autorisation préalable de la COBAC pour la désignation du dirigeant déjà agréé dans le même réseau.

La délivrance d’un agrément en qualité de Commissaire aux comptes d’EMF confère à ce dernier la qualité pour certifier les comptes de tout autre établissement de Microfinance dans le même Etat, à charge pour chaque établissement de Microfinance implanté dans cette Etat, de solliciter l’autorisation préalable de la COBAC pour la désignation d’un Commissaire aux comptes déjà agréé.

            Les modalités d’instruction et composition des demandes d’autorisation préalables sus citées, sont fixées par le Règlement COBAC EMF R-2017/09 relatif aux modifications de situation.

            Les conditions de diplômes et d’expérience pour l’agrément en qualité de dirigeant d’établissement de Microfinance, les éléments d’appréciation de la compétence d’un administrateur, les interdictions et incompatibilités, sont définis par le Règlement COBAC EMF R-2017/04 relatif au gouvernement d’entreprise dans les établissements de Microfinance.